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广东物资集团汽车贸易公司信息化战略扫描 - CNET科技资讯网

时间:2018-01-11 来源: 人气:0
CNETNews.com.cn
2004-08-1609:56:54
编者按:对广东物资集团汽车贸易公司来说,IT架构已经确定,ERP选型也已经结束,集团财务实现了集中统一,下面要做的就是一个个子公司去分别实施。所以,对广物汽贸来说信息化打响歼灭战。
由于今年被国家确定为全国重点扶持的20个大型流通企业之一,广东物资集团公司副总经理魏薇女士在接受采访时一直神采奕奕。这家由广东省国有资产经营公司授权经营的大型集团,主要经营汽车、钢材等商品,在广东省具有极大的市场影响力。其子公司广东物资集团汽车贸易公司(以下简称:广物汽贸)更是被业内称为全粤汽车市场的晴雨表。
2003年,广物汽贸全年销售汽车5万多辆,销售额60多亿元,不仅成为全国最大的汽车销售型企业,更是全国甚至全球汽车厂商进军广东省的首选合作伙伴之一。
组织架构先动
近几年来,随着中国汽车产业的迅猛发展,广物汽贸的规模也迅速壮大,到目前为止,广物汽贸有30家子公司,其中有直接投资,也有间接投资,架构较为复杂。此时的广物汽贸本部包含了非独立核算的16个业务部门,但由于规模扩张过快,多个业务部门年销售已过亿,使得管理难度加大。
为了改变这种现状,广物汽贸决定先从组织架构下手,改变原有经营模式,采用“职能中心运作+内部虚拟法人核算”的机构体制,即在保留管理部门管理职能的基础上,各业务部门作为内部虚拟法人进行独立核算。在魏薇看来,从组织模式上看,职能中心制是最能提高公司内部资源利用的规模经济性的体制,但职能中心制存在的缺点是协同能力弱。
要推行这种体制,必须首先解决内部协同问题。虚拟法人制既能解决公司规模过大、不易管理的问题,又可以增强各部门市场竞争意识及进取精神,缺点是公司资源利用缺乏规模效益,容易导致重复建设及资源浪费。
不过,由于广物汽贸各个业务部门经营品种不交叉,各业务部门的采购、销售部门是独立的,除与广东汽车市场有限公司及维修中心有关联业务外,各业务部门相对独立,没有业务往来,对内部协同的要求不高,故采用“职能中心运作+内部虚拟法人核算”的机构体制,在实施上难度不是很大。
管理受IT架构约束
2003年初,广物汽贸完成了组织架构上的调整和重组,但新问题也随之而来。
在没有调整之前,广物汽贸一直应用的MIS系统是构建在局域网络系统上自行开发的DOS版软件,已不适应广物汽贸的集中管理要求和公司现代化管理模式,管理需求与管理手段的矛盾很突出。
广物汽贸公司胡国军经理介绍,在原有经营模式下,财务账与业务账范畴不统一,不能互相稽核,工资管理系统也没有纳入财务系统,这不但增加了财务数据与业务数据的核对工作,且数据质量难于保证,不利于财务分析,不利于实时做出经营决策。“各部门间信息没有集成、共享,存在多个‘信息孤岛’,造成部门间重复工作,信息利用率低,无法满足企业飞速发展的需要。”
改制后,广物汽贸下面各部门仍不能每月及时把报表传递给财务处,向总部报送报表也是用软盘,由于受软件功能的限制,一些急需的内部管理报表(如:应收账款、库存动态表等)无法从系统自动取数,只能花费大量的人力手工编制,影响实效性,更耽误了领导决策。另外,广物汽贸的下属投资单位无论直接投资还是间接投资,报表都采用手工合并的方式合并到广物汽贸,而无法利用软件系统自动按树型结构逐级合并,而逐级合并和随意组合的单位报表恰恰是公司管理的重要需求之一。
为适应这种模式,广物汽贸在会计处理上也做了相应的处理。即把原来的汽贸公司按业务部门拆成14个模拟独立核算单位,增加一个会计科目――内部往来,以处理原业务部门之间的内部往来业务(如:内部调拨、款项划拨、代收代付等)。但由于没有相关信息系统的支撑,对基础数据资料的管理还是不够完善。如:广物汽贸目前没有固定资产管理系统,导致一些重要的基础数据不全或根本没有(如:固定资产的管理部门、使用部门、开始使用日期、存放地点等资料)。
目前由于财务核算在使用DOS版本财务管理系统,会计科目体系的设置受核算方式的限制,把部门、客户、供应商、存货等纳入会计科目体系,在一定程度上使会计科目大量增加,无法满足目前业务发展的需要。再者,广物汽贸是一个集销售、加工维修、进出口贸易于一体的大型综合性企业,虽然,目前是统一采用商品流通企业设置会计科目的办法,但科目核算的内容、范围未进一步作明确界定及统一,这对广物汽贸公司的数据汇总、合并、分析形成一定的障碍,直接影响决策的质量。
结合广物汽贸的整体发展规划,公司的高层领导们认为迫切需要在广物汽贸内部建立全新的集中式管理信息系统,并在该系统的基础上,建立公司的基础数据库,对管理所需信息进行有效管理,从而准确、真实地反映各业务部门的盈亏、现金流量情况,既方便考核,又能提高公司管理水平。
实施重于选型
据介绍,早在1997年,广东物资集团与用友软件公司已建立了长期合作伙伴关系,并已经在集团公司使用用友U8产品。经过了7年的合作,集团公司对用友公司及其产品已经相当熟悉。因此集团公司决定今后所有集团子、孙公司实施用友的ERP软件。当广物汽贸提出信息化的需求时,首先想到的自然还是用友软件。“广物汽贸的选型,可以用一句话概括――相知相携,水到渠成。”魏薇透露,广物汽贸在招标的时候还重点考察了市场上比较活跃的其他两家软件厂商。“最后考察的结果还是用友胜出。”
2003年5月20日,广物汽贸用友ERP财务管理系统项目正式启动,在先后完成了项目培训、业务调研、方案准备等环节后,项目在方案测试阶段陷入停滞。
广物汽贸信息化启动比较晚,因为公司规模比较大,因此在选型方面确实挺痛苦。“前期我们有一个比较错误的选择,开始就选用了用友U8,但是使我们在这个地方碰了壁,因为用友U8解决不了集中式的管理和内部的衔接。”魏薇回忆道:“我们当时已经支付了20多万,但是没有办法执行下去,就停下来了。因为汽贸公司和集团层次不太一样,它和产权公司的关系是非常紧密的,它下面所有的子公司全部是做汽车的,不像物资集团是综合性的,完全是另一种模式。”发现问题后,魏薇开始和用友公司谈判,最后在用友的建议下决定直接上NC。
胡国军表示,除了产品方面,广物汽贸在推行ERP方面做了很多预防困难的准备。“我们汽贸的老总现在想推行,但是汽贸有很多分公司,分公司的老板想不想推行呢?如果推行的话肯定会影响一部分人的利益,越规范就会越影响某些方面的利益。如果领导不坚决支持,这件事情一定做不成,所以一把手非常关键。幸运的是,我们的信息化建设物资集团领导层非常支持,魏总亲自来抓,而不仅仅是挂个名,对很多事情做出具体指示,这些对于ERP的项目成功很重要。”
企业在发展的过程中会存在好的地方和不好的地方,现在要做的是把好的地方保留下来,不好的地方逐步改进,争取把业务流程重组做的更好一点,因为业务流程重组一旦做好了,ERP实施就相对容易一点。胡国军认为,在集团的领导下,广物汽贸在这方面会越走越好,管理也会越来越规范,朝着管理规范化、程序化、科学化这个目标前进。
广物汽贸主要IT系统选型表
实现“规范、统一、提高”
经过了双方项目组近5个月的共同努力,广物汽贸ERP财务集中管理系统于2003年8月8日正式开始录入数据,上线是以2003年6月30日的余额为期初数据。目前包括广物汽贸本部、各业务部门和联营公司在内的36个单位已全面应用用友NCERP系统的总账、固定资产、IUFO报表等子系统来完成日常管理工作。“原来我们大概每月8号才能出报表,现在如果没有大的节假日的情况下,3号就可以出来了。”
在魏薇看来,系统运行至今,广物汽贸最大的收获可以用六个字来形容――“规范、统一、提高”。
规范:即通过NC集中财务系统的实施,规范基础管理、规范了财务核算与管理流程,提高了工作效率、降低了财务人员的劳动强度,提高了财务人员的整体素质,使公司的管理水平得到了进一步的提升。
统一:参照我国2001年1月1日执行的全国统一的《企业会计制度》的规定,广物汽贸建立了全新会计科目体系,统一会计制度、会计编码、会计科目、科目核算的内容,增强会计信息的可靠性、可比性,便于统计分析,方便集团公司统一管理及监控。同时,引入科目的辅助核算,解决会计科目无限的膨胀、扩大的难题,优化了会计科目体系,使会计处理清楚明了。“由于报表统一,中间过程也基本不存在修改的可能,即便有也能够反查。”
提高:通过财务集中管理信息化,实现了企业加强会计监督、资金监控的梦想。而有效的风险控制是提升企业竞争力的必要手段。集中财务管理首先就是从这个角度出发,提升企业竞争力。促使企业建立起科学先进的核算与管理模式,提升财务核算工作效率,增加企业经济效益,是每个企业永恒的追求。
为了配合集中的财务管理,系统上线后,广东物资集团还规定:集团下属公司凡是采购金额超过30万元以上的由集团组织招标。另外在审计方面,设立了财务集中和审计监察监督制度,物资集团有几个工作小组定期到企业去检查,以及不定期地调研。
经过整整一年的运行,胡国军总结道:“通过实施NC集中财务系统,财务人员特别是关键用户,从对信息管理系统认识不深,到现在的对系统完全掌握,员工的素质发生了质的变化,工作效率也大大提高。以前一个会计负责一个单位的账务处理都觉得力不从心,报表经常迟交,现在,很快就能完成任务。另外,经营模式改变后,资金周转加快了,周转率比原来提高了50%。”
后期投资重软件
由于广物汽贸ERP一期工程中主要是集中财务管理,还没包括采购等业务系统,因此在软件的投资上还不是很大,而是投入近300万元更新了很多硬件。虽然后期还会陆续采购一些硬件,但预计未来投资的重点将在软件上。
胡国军介绍,现在存在的问题是如何对各分系统进行整合和对接,在已经开展的二期项目中,主要侧重点还是在公司内部。“比如有些厂家本身有一个经销商系统,它通过将该系统安装在我们下属的专门销售该厂产品的公司内,从而获得每天的销售和维修信息。我们的二期工程就是要建立供应链管理以及一个信息沟通平台,把汽贸公司总部和所有这些二级公司的系统连接起来,包括合作紧密的外部经销商。三期工程才扩展到直接和各大汽车生产商的系统对接上。”
虽然目前广物汽贸跟他们下属各子公司有一个信息平台,但这个信息平台还不够先进。现在很多系统集成的问题还没有解决,“毕竟我们的业务比较复杂,有汽车销售、客户关系管理、也有维修、配件管理等,一个软件不可能包罗万象,所以现在我们打算同用友等公司商讨购买一些相关业务管理软件,与一些现有的系统进行数据系统集成,把数据集成到一个平台里。”
广物汽贸下属的子公司就有30多个,基本每个公司都代理一个厂商的汽车。这不免让人有这样的疑问,由于每个厂家的业务流程不同,那么与他们的系统连接时也会有30种模式吗?胡国军表示,这种情况的确是他们所担心的,不过好在他已有对策,“我们尽量在业务流程重组之前先调查业务流程的合理性,好的予以保留,不好的就进行重组、优化,尽量找共性的东西。如果个性化很强的就不做改变,但是要把共性的保留下来,共性的东西哪怕原来没有执行,现在我们觉得通过这个共性可以推行时,我们就尽量推行这个共性。这样会逐步提炼出更多的共性的东西,尤其到本部以后,本部可以清楚的知道哪些是我们必须统一管理的,从下往上来做这件事更有针对性。”
广物汽贸位于广东省广州市白云区机场路,占地12万平方米,于1997年11月正式开业。拥有新车销售、旧车交易、汽车租赁、信贷消费、检测维修、配件供应、集散配送、专业服务等多方面的功能,可以从“看车、买车、换车、租车、供车、修车”等不同角度满足不同的消费需求。目前代理经销150多个型号的进口、国产名车,是目前广东省乃至华南地区首屈一指的机动车集散交易中心。
近两年,广物汽贸规模不断壮大,已有近30家属下企业,另有70多个分销机构遍布珠江三角洲。2003年,公司销售汽车5万多辆,销售额为60多亿元,较去年增长40%,居全省和全国同行前列,在广东物资集团中也占据举足轻重的地位。(责任编辑:李昕)【返回新闻首页】
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